Pengenalan
Proses pemeliharaan rekod adalah unsur terpenting dalam keseluruhan operasi pemuliharaan bahan arkib. Tujuan pemeliharaan rekod arkib adalah bagi memanjangkan hayat penggunaan bahan arkib tersebut bagi tujuan penyelidikan. Pemeliharaan bahan arkib bertujuan mengurangkan risiko kerosakan dan melambatkan kadar kemerosotan rekod. Pemeliharaan preskriptif adalah satu cara mengenal pasti dan merawat atau menyalin bahan yang rosak untuk dipulihara agar dapat diakses oleh pengguna.
Pustaka Negeri Sarawak telah menetapkan tatacara pemperosesan bagi pemeliharaan rekod jabatan yang hendak dipindah ke Repositori Rekod Negeri, Pustaka Negeri Sarawak. Setiap langkah-langkah pemperosesan tersebut hendaklah diikuti bagi mencapai piawaian kebersihan rekod sebelum disimpan di dalam Repositori.
Peralatan
Jalan Kerja
- Langkah 1 : Keluarkan fail dari kotak arkib
- Langkah 2 : Tulis nombor dibelakang setiap helaian rekod dengan pensel mengikut turutan bermula dari helaian yang terakhir hingga ke helaian yang paling hadapan
- Langkah 3 : Keluarkan semua unsur asing dari fail (dawai kokot, skru, tali berbesi pengikat fail, plastik, dan semua bahan yang boleh merosakkan fail) buat salinan bagi plastik transferensi, jika ada
- Langkah 4 : Bersihkan setiap helaian menggunakan berus arkib. Gunakan folder tulang untuk meratakan permukaan. Permukaan helaian yang koyak perlu dibaiki bahan pemeliharaan arkib
- Langkah 5 : Susun semula fail yang telah dibersihkan / diproses
- Langkah 6 : Ikat Fail yang telah siap diproses dengan tali kapas
- Langkah 7 : Ukur fail dengan pembaris dan catat dalam ukuran sentimeter
- Langkah 8 : Simpan dan susun fail ke dalam kotak arkib yang bersih
KOD PAKAIAN SEMASA MEMPROSES REKOD DAN ARKIB
- Perlindungan peribadi mesti diutamakan sebelum menjalankan pemprosesan rekod dan arkib
- Peralatan pelindung diri seperti gaun/baju pelindung dan sarung tangan pelindung nitril dan topeng muka akan menyempurnakan langkah-langkah perlindungan kepada kakitangan dan pada masa yang sama mencegah pencemaran kepada rekod atau dokumen lain.
MENYEDIAKAN RUANG UNTUK PEMPROSESAN REKOD DAN ARKIB
- Menyediakan ruang khas untuk proses pembersihan rekod dan arkib
- Makanan dan minuman tidak dibenarkan
- Ruang untuk memproses rekod dan arkib dibahagikan kepada tiga bahagian: Kawasan Fail Kotor, Kawasan Pembersihan, Kawasan Fail Bersih (TRAY)Sediakan meja & kerusi yang sesuai dan selesa untuk anda melakukan pemprosesan bahan.