Pustaka@school

TAJUK PROJEK : PENGGUNAAN PANGKALAN DATA YANG RENDAH DI KALANGAN AHLI BERDAFTAR DI PUSTAKA NEGERI SARAWAK (PUSTAKA@SCHOOL)

Latar Belakang Kumpulan

• Kumpulan Inovatif dan Kreatif NADIM terdiri daripada lapan (8) orang ahli yang telah dilantik dalam tahun 2022 melalui pencalonan daripada setiap Ketua Sektor yang dipersetujui oleh Ketua Jabatan iaitu Ketua Pegawai Eksekutif Pustaka Negeri Sarawak.
  Ahli Kumpulan NADIM adalah terdiri pegawai seperti dalam Jadual 2: biodata ahli kumpulan.
  

Ahli Kumpulan

Bil	Nama Ahli	Peranan	Jawatan	Sektor
1.	Puspa Diana Jawi	Ketua Kumpulan	Pustakawan,S41	Pustaka Institut
2.	Nur Nadhirah Frida	Setiausaha	Pembantu Pustakawan,S22	Perkhidmatan Perpustakaan
3.	Charlene Bernadette David Dunit	Ahli	Pembantu Pustakawan,S19	Perkhidmatan Perpustakaan
4.	Masni Morshidi	Ahli	Pembantu Tadbir,P/O22	Pengurusan Korporat
5.	Musa Ayub	Ahli	Pegawai Tadbir, N41	Pustaka Institut
6.	Mohamad Aizat Ajis	Ahli	Pustakawan, S41	Perkhidmatan Depositori
7.	Nurfatini Apandi	Ahli	Pustakawan, S41	Perkhidmatan Perpustakaan
8.	Norlailawaty Ismail	Ahli	Pustakawan, S44	Perkhidmatan Perpustakaan

Objektif kumpulan

1. NADIM ditubuhkan untuk mengekal dan menggalak pemikiran kreatif serta keupayaan mencetus teknologi dan sistem baharu yang tidak dijangka.

2. NADIM berperan sebagai pencetus kepada produk baharu dalam dunia digital di Pustaka Negeri Sarawak dan cawangannya.

2.3.5 Pencapaian Kumpulan

Kumpulan NADIM telah menerima anugerah seperti berikut:

1. Satu (1) bintang konvesyen KIK Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak pada tahun 2017.
2. Anugerah Emas konvensyen Team Excellence Peringkat Wilayah MPC 2019.
3. Anugerah Perak konvensyen Team Excellence Peringkat Kebangsaan MPC 2019.
4. Intelligent Virtual Assistant (IVA) Competition 2021.

Visi, Misi dan Piagam Pelanggan Pustaka Negeri Sarawak

Visi Pustaka adalah “Menjadi wadah maklumat dan pengetahuan kepada Negeri Sarawak” manakala misinya pula ialah “Memberi capaian kepada sumber maklumat dan memulihara warisan intelek Negeri Sarawak kepada masyarakat Sarawak”. Piagam pelanggan PUSTAKA adalah:

1. Pertanyaan rujukan dijawab dalam tempoh satu hari bekerja.

2. Transaksi pinjaman dijalankan dalam tempoh satu minit.

3. Pinjaman antara Perpustakaan dikendalikan dalam tempoh 7 hari bekerja.

4. Mengadakan pameran berkaitan sejarah, seni, budaya dan alam semulajadi mengenai negeri Sarawak sekurang-kurangnya sekali pada setiap suku tahunan.

5. Mendapatkan bahan rekod dan arkib yang dimohon daripada repositori dalam tempoh masa 1 hari bekerja.

6. Memastikan permohonan ke atas perkhidmatan pengurusan rekod akan dijawab dalam tempoh 7 hari bekerja daripada tarikh permohonan diterima.

7. Akuan penerimaan aduan pelanggan hendaklah dikeluarkan dlm tempoh satu hari bekerja.

8. Pembelian buku yang diminta oleh pengguna diproses dalam tempoh 7 hari bekerja.

Kaitan dengan fungsi Pustaka Negeri Sarawak

Fokus PUSTAKA adalah menyediakan maklumat sama ada bercetak atau tidak bercetak kepada segenap lapisan masyarakat yang ada di Sarawak. Bagi memastikan matlamat ini dapat dicapai, PUSTAKA menekankan semua sumber yang disediakan dapat dicapai dengan cepat, mudah dan berkesan selaras dengan salah satu piagam pelanggan PUSTAKA iaitu memberi akses 24/7 kepada perkhidmatan dalam talian.

Berdasarkan kepada laporan pembentangan petunjuk prestasi penggunaan sumber maklumat dalam talian yang dilanggan oleh PUSTAKA pada setiap tahun, didapati penggunaan dan akses kepada pangkalan data dalam talian amatlah rendah berbanding dengan sumber bercetak. Pada setiap tahun PUSTAKA memperuntukkan perbelanjaan yang besar iaitu sebanyak RM700,000 bagi melanggan pangkalan data. Bagi memastikan sumber maklumat ini digunakan sepenuhnya, pelbagai langkah promosi telah dijalankan untuk memaklumkan kepada pengguna tentang kewujudan dan keberadaan pangkalan data di laman sesawang PUSTAKA, namun begitu penggunaannya masih rendah. Justeru itu, bagi memastikan pangkalan data ini digunakan dengan sepenuhnya, kumpulan NADIM telah sebulat suara untuk memilih permasalahan ini diselesaikan dengan melalui projek ICC.

Kaedah Pemilihan Projek Dan Analisa

Kumpulan NADIM telah menggunakan kaedah brainstorming bersama ahli kumpulan. Bagi mengenalpasti punca masalah, NADIM telah menyenaraikan senarai masalah-masalah yang dihadapi oleh pengguna Pustaka Negeri Sarawak. Senarai Masalah yang dikenalpasti dan punca-punca yang menyebabkan masalah ini berlaku adalah seperti berikut:

1. Masalah pengurusan maklumbalas yang tidak efisien dalam aktiviti yang dianjurkan oleh perkhidmatan maklumat di Pustaka Negeri Sarawak. · Produk : Beneficiaries & Partnership satisfaction Rating Form System (BPSRF)

2. Pengurusan sijil yang kurang efisien di Pustaka Negeri Sarawak · Produk : E certificate Management System

3. Masalah penyimpanan fail peribadi staf yang kurang efisien di Pustaka Negeri Sarawak · Produk : Personal staff Management System Fungsi :
● Staf utk check naik pangkat,bersara,
● Ada Case/ tataterib
● Data dapat dakses 24/7 (digital)

4. Masalah pengurusan gambar Pustaka Negeri Sarawak yang kurang efisien · Produk : Photobank

5. Pustakapedia : Tiada platform pengurusan ilmu di Pustaka Negeri Sarawak · Produk : Pustakapedia

6.Penggunaan pangkalan data MyGuru yang rendah di kalangan ahli berdaftar di Pustaka Negeri Sarawak. - produk : Pustaka@School

Empat (4) punca utama masalah yang menjadi penyumbang terbesar iaitu: 1. Kesukaran semasa mengakses 36% 2. Tidak mendaftar sebagai ahli 33% 3. Keahlian tidak diperbaharui 31%

Berdasarkan kepada jadual kekerapan di atas, kumpulan mendapati punca utama kepada masalah projek ini adalah Kesukaran Semasa Mengakses Pangkalan Data PressReader

Pernyataan Sasaran Outcome dan Impak

Berdasarkan analisa-analisa yang telah dibuat, kumpulan NADIM telah bersetuju menetapkan sasaran projek ini iaitu Peningkatan Jumlah Penggunaan Pangkalan Data Press Reader dan Peningkatan Keahlian Berdaftar Pustaka Negeri Sarawak. Secara purata jumlah penggunaan sumber maklumat press reader sebelum penciptaan QR Code FreeDA adalah sebanyak 51%.

Berdasarkan kepada data yang diperolehi dari sistem pengurusan perpustakaan (Angka.sa2) peningkatan ke atas penggunaan kepada press reader dan pertambahan jumlah kepada keahlian berdaftar Pustaka Negeri Sarawak. Dengan adanya sistem FreeDA, pengguna yang berdaftar dapat mengakses dengan mudah dan cepat kepada pangkalan data ini.

Sasaran am atau faedah sampingan yang secara langsung di perolehi dari projek ini adalah peningkatan kepada keahlian baru Pustaka meningkat sebanyak 6.1% berbanding tahun 2020.

Oleh itu, ahli kumpulan juga turut mensasarkan pertambahan ke atas keahlian aktif yang mengakses kepada pangkalan data Press Reader melalui sistem FreeDA.

Tindakan Penyelesaian Projek

Strategi Penyelesaian Kreatif

Kumpulan telah pun berjaya mengenalpasti punca masalah hasil daripada three diagram yang telah digunakan. Oleh itu, kumpulan telah mengenalpasti beberapa idea jalan penyelesaian seperti berikut:

Bil	IDEA	KETERANGAN IDEA	FUNGSI
1.	Pintasan akses pangkalan dalam laman sesawang Pustaka Negeri Sarawak	Imej pangkalan data diletakan di muka pertama laman sesawang	Pengguna boleh mengakses terus kepada pangkalan data yang dikehendaki
2.	QR Code FreeDA	QR Code boleh diletakan di mana-mana lokasi strategik di Premis Pustaka untuk	memudahkan pengguna mengakses kepada pangkalan data.

Ujicuba Projek

Setelah prototaip berjaya disediakan, perlaksanaan ujicuba mula dilaksanakan seperti kronologi berikut: <tr>

 </tr>

</tr>

Ujicuba	Tarikh	Tempat	Sasaran	Kelemahan	Penambahbaikan
1.	16 April 2019 k	Pustaka Negeri Sarawak	Kakitangan Pustaka	● Compatibility peranti telefon bimbit tidak sesuai ● Pengguna yang telah tamat tempoh keahlian tidak dibenarkan log masuk terus dalam pangkalan data	● Kumpulan membuat tetapan ke atas peranti telefon bimbit pengguna ● Memohon kelulusan pengurusan Pustaka untuk pengecualian pembaharuan keahlian tamat tempoh
2.	23 April 2019	Pustaka Negeri Sarawak	Pengguna Pustaka	● Compatibility peranti telefon bimbit tidak sesuai ● Pengguna yang telah tamat tempoh keahlian tidak dibenarkan log masuk terus dalam pangkalan data ● Pengguna mempunyai denda yang tertunggak disekat untuk mengakses pangkalan data	● Kumpulan membuat tetapan ke atas peranti telefon bimbit pengguna ● Memohon kelulusan pengurusan Pustaka untuk pengecualian pembaharuan keahlian tamat tempoh ● Menasihati pengguna untuk membayar denda yang tertunggak
3.	28 Julai 2019	Pustaka Negeri Sarawak Lembaga Amanah Kebajikan Negeri Sarawak Perbadanan Pembangunan Industri Perkayuan Sarawak	Pengguna berdaftar	●Ujicuba terakhir ini dilaksanakan menggunakan penambaikan yang telah di buat hasil ujicuba pertama dan kedua	●Sasaran berjaya log masuk ke pangkalan data press reader dan mencadangkan kepada kumpulan untuk memasukan QR Code ke dalam laman sesawang Pustaka bagi memudahkan mereka mengakses sekiranya mereka berada di luar kawasan.

Rumusan & Pelaksanaan Solusi

Perlaksanaan Inovasi

Senarai idea solusi, kaedah kenalpasti solusi kepada masalah Nilai / analisa setiap cadangan (SWOT / RICE / SCAMPER) Menghasilan prototaip/model, Buat ujicuba, dapatkan kelulusan pengurusan (Surat) Jadual / pelan serta bukti pelaksanaan (Gantt Chart).

Berikutan dengan kejayaan melaksanakan QR Code sistem FreeDA di kalangan pengguna PUSTAKA, pengurusan Pustaka telah meluluskan untuk menjalankan tindakan penyeragaman penggunaan QR Code FreeDA di semua cawangan iaitu di Pustaka Negeri Sarawak, kampus Miri dan Depositori Negeri Sarawak pada 14 Mei 2019.

Selain itu juga, kumpulan telah mengadakan beberapa siri promosi penggunaan QR Code FreeDA di sepuluh (10) agensi kerajaan seperti dalam lampiran untuk menggalakkan penggunaan press reader melalui QR Code sistem FreeDA.

4.1 Senarai idea solusi, kaedah kenalpasti solusi kepada masalah

Berikutan isu penggunaan pangkalan data yang rendah, kumpulan telah mengenal pasti sebanyak enam (6) solusi kepada masalah yang dihadapi. Senarai idea-idea solusi yang dikenal pasti adalah seperti berikut:

1. Kelas literasi 2. Promosi di media sosial 3. Direct access link 4. Single login 5. Kurang birokrasi akses 6. Aplikasi mobile 7. Membership drive 8. Kerjasama dengan JPNS/ MLGH/DCC

4.2 Nilai / analisa setiap cadangan (SWOT / RICE / SCAMPER) Kumpulan telah membuat penilaian atau analisa setiap cadangan. Ini adalah bertujuan untuk mengukur kebaikan dan keburukan cadangan atau idea yang diusul dalam masa yang sama mengenal pasti sama ada cadangan tersebut boleh dilaksanakan atau tidak. Penilaian ini turut membantu serta memperkukuhkan gambaran kepada tindakan yang akan diambil seterusnya.

4.3 Menghasilkan prototaip/model Penghasilan prototaip diambil kira setelah kumpulan mengenal pasti kebaikan dan keburukan cadangan yang telah diusulkan. Projek laman sesawang atau portal yang dikembangkan adalah untuk memudahkan akses kepada pangkalan data untuk pelajar sekolah rendah dan menengah sekaligus, meningkatkan atau mengoptimumkan penggunaan pangkalan data yang telah dilanggan oleh Pustaka Negeri Sarawak.

Dalam penghasilan prototaip laman sesawang ini, kumpulan turut menitikberatkan daya tarikan serta keberkesanan laman sesawang agar laman sesawang efektif tarikan serta keberkesanan laman sesawang agar laman sesawang efektif serta membuahkan hasil dalam membantu pelajar sekolah dalam pembelajaran. Untuk tujuan penambahbaikan, kumpulan telah menggunakan kaedah scamper.

Hasil daripada kaedah scamper, kumpulan telah menambah baik prototaip dengan menambah beberapa ciri kepada prototaip pertama. Ciri yang ditambah termasuk Interactive web banner, fungsi Kuiz dan Permainan serta menambah fungsi Webinar dan Live Chat. Penambahbaikan ini disertakan dalam gambar di bawah.

Selepas prototaip dikemaskini, kumpulan telah berhubung dan berunding dengan pembangun laman web iaitu SAINS, portal Pustaka@Sekolah siap dan sedia untuk peringkat ujicuba. SAINS merupakan syarikat sendirian berhad yang dimiliki sepenuhnya oleh Kerajaan Negeri Sarawak, dan Penyepadu dan Penyelesai Sistem ICT terkemuka di Sarawak, Malaysia.

4.4 Ujicuba Pustaka@Sekolah Beberapa mesyuarat telah diadakan antara Kumpulan, SAINS dan Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak (JPNS) yang mana telah membawa kepada frasa peringkat ujicuba.

Kumpulan telah merancang serta memohon untuk menjalankan ujicuba di lapan (8) buah sekolah di Sarawak termasuk di Kuching, Serian dan Samarahan iaitu:
1. SMK Tebakang, Serian 2. SK Pichin, Serian 3. SMK Bandar Samariang, Kuching 4. Kolej Datu Patinggi Abang Haji Abdillah, Kuching 5. SMK Asajaya, Kota Samarahan 6. SK Serepan, Kota Samarahan 7. SK Encik Buyong, Kuching 8. SK Rancangan Perumahan Rakyat, Kuching
Kumpulan telah menghantar surat kepada JPNS memohon kebenaran untuk kumpulan melakukan ujicuba di sekolah yang telah disenaraikan dan pihak JPNS turut membalas permohonan yang dihantar oleh kumpulan. Dengan kelulusan yang telah diberikan, maka kumpulan telah keluar dan mengadakan ujicuba bermula pada 27 Mac 2023 sehingga 31 Mac 2023.