Pemerkasaan Pengurusan Keahlian Pustaka Negeri Sarawak

Pemerkasaan Pengurusan Keahlian Pustaka Negeri Sarawak was one of the continual improvement programs to improve the delivery of service of Pustaka Negeri Sarawak (Pustaka). It was initiated i 2015 and completed in early 2016.

Statement of Problem

a) 78,000 akaun di dalam akaun ANGKASA telah digantung.
b) Sebanyak 2479 buku belum dikembalikan.
c) Sebanyak RM49467.85 jumlah keseluruhan denda sejak kali terakhir denda lewat pulang buku dikecualikan.
d) Menunjukkan data keahlian di dalam sistem ANGKASA yang kurang kemas.
e) Duplikasi data keahlian.
f) Nama ahli yang tidak mewakili nama individu. Contoh: Percubaan, none@none, unknown.

Objectives

a) Mengurangkan bilangan keahlian yang berstatus “suspended”.
b) Mengurangkan masalah duplikasi keahlian.

Root Causes

Kaedah		Manusia		Pengurusan		Mesin
1) “Library Services Rules and Regulation” tidak dikemaskini. 2) Birokrasi di dalam pertukaran status.		Ahli mewujudkan lebih daripada satu akaun dengan sengaja.		1) Tempoh Pembaharuan keahlian. 2) Pendaftaran keahlian kanak-kanak dibenarkan untuk menggunakan No. KP ibu bapa.		1) Pendaftaran keahlian menggunakan Sistem ANGKASA membolehkan pertindihan no KP pengguna. 2) Tiada kawalan sistem untuk menyemak pendaftaran No. KP yang sama.

Proposed Solutions

Weaknesses		Proposed Solutions
a) Proses pertukaran status keahlian PUSTAKA yang rumit: Ini melibatkan penukaran status berikut: 1. Suspended: Keahlian yang tidak diperbaharui. 2. Active: Keahlian yang masih sah dan mempunyai transaksi. 3. Not active: Tiada transaksi. 4. Terminate: Ditamatkan keahlian kerana kematian, permohonan dari Ahli. 5. Void: Keahlian dilupuskan kerana duplikasi.		Memberi akses kepada penyelia kaunter untuk mentadbir status keahlian di dalam sistem: Short-term: 1. Menukarkan status “suspended” kepada “Not Active”. 2. Istilah “suspended” tidak lagi digunapakai. 3. Memberi akses kepada penyelia kaunter untuk mentadbir status keahlian di dalam sistem ANGKASA.
b) “Library Services Rules and Regulation” telah dihantar pada tahun 2013 dan masih dalam proses penelitian Pejabat SAG.		Menyemak semula “Library Services Rules and Regulation” berikutan perubahan kepada yuran keahlian dan beberapa perubahan lain.
c) Migrasi akaun penjawat awam secara pukal ke sistem ANGKASA berikutan arahan Kerajaan Negeri: Proses migrasi ini dibuat pada tahun 2014 yang melibatkan 15,001 orang Penjawat Awam Negeri Sarawak. Ini menyebabkan berlaku duplikasi keahlian di dalam sistem ANGKASA kerana terdapat Penjawat Awam yang telah berdaftar.		Mengadakan Projek urus untuk kemaskini data di dalam sistem. Rujuk Seksyen a).
d) Membolehkan peminjaman lebih daripada 8 buah buku: Terdapat ahli mengambil kesempatan terhadap kelemahan sistem dengan mewujudkan beberapa akaun untuk meminjam lebih daripada 8 buah buku.		1. Mengadakan Projek urus untuk kemaskini data di dalam sistem. Rujuk Seksyen a). 2. Menjadikan No. KP sebagai unique indentifier.
e) Mengelak tindakan denda lewat pemulangan bahan: Terdapat ahli mengambil kesempatan terhadap kelemahan sistem dengan mewujudkan beberapa akaun untuk mengelakkan daripada membayar denda.		1. Mengadakan Projek urus untuk kemaskini data di dalam sistem. Rujuk Seksyen a). 2. Menjadikan No. KP sebagai unique indentifier.
f) Tidak mengetahui kewujudan akaun di dalam sistem ANGKASA (AFFILIATE): Perpustakaan pengguna ANGKASA tidak menyedari atau tidak didedahkan mengenai kewujudan keahlian bersekutu.		1. Duplikasi akaun yang sedia ada digabungkan. 2. Perkara ini akan dibincangkan didalam Mesyuarat Angkasa User Group.
g) Tempoh Pembaharuan masih lagi selama satu tahun: Selepas yuran keahlian dimansuhkan, berkuatkuasa 1 Januari 2016 PUSTAKA masih mengekalkan tempoh pembaharuan selama 1 tahun.		Mengkaji semula tempoh pembaharuan keahlian. Ahli dianggap tidak aktif jika tiada sebarang transaksi berlaku dalam tempoh 12 bulan.
h) Sebelum ini No. KP hanya diberikan selepas berumur 12 tahun: Bermula tahun 2000 kanak-kanak dibenarkan untuk mendaftar menggunakan kad pengenalan penjaga. MYKad digunakan sebagai kad keahlian perpustakaan bermula Ogos 2008.		1. Pendaftaran kanak-kanak menggunakan MYKID. Setiap ahli mendaftar menggunakan MYKad/MyKid masing-masing. 2. Mengadakan Projek urus untuk kemaskini data di dalam sistem. Rujuk Seksyen a).
i) Sebelum ini No. KP hanya diberikan selepas berumur 12 tahun: Bermula tahun 2000 kanak-kanak dibenarkan untuk mendaftar menggunakan kad pengenalan penjaga. MYKad digunakan sebagai kad keahlian perpustakaan bermula Ogos 2008.		1. Pendaftaran kanak-kanak menggunakan MYKID. Setiap ahli mendaftar menggunakan MYKad/MyKid masing-masing. 2. Mengadakan Projek urus untuk kemaskini data di dalam sistem. Rujuk Seksyen a).
j) No. Kad Pengenalan bukan unique ID: Ketika ini Unique ID yang digunakan di dalam sistem ANGKASA adalah LibraryNet ID.		Menjadikan No. KP sebagai unique indentifier.
k) Tiada kawalan ke atas sistem bagi pendaftaran No. KP yang sama: Ketika ini, sistem ANGKASA menerima semua karekter alphanumeric bagi proses pendaftaran keahlian.		Menjadikan No. KP sebagai unique indentifier.

The Task Force

Advisor		Secretariat		Members
Japri Bujang Masli		a) Pn. Dayangku Hadzimah Awangku Ahmad b) En. Bronny Lawrence Nawe		a) En. Razak Rambili b) En. Izaruddin Moss c) En. Wan Mazli Wan Razali d) Cik Norlailawaty Ismail e) Pn. Siti Munirah Idris