Pengurusan penilaian pembekal yang kurang efektif dan efisien

Latar Belakang Kumpulan

Kumpulan Inovatif dan Kreatif NADIM terdiri daripada tujuh (7) orang ahli yang telah dilantik dalam tahun 2024 melalui pencalonan daripada setiap Ketua Sektor yang dipersetujui oleh Ketua Jabatan iaitu Ketua Pegawai Eksekutif Pustaka Negeri Sarawak.
Ahli Kumpulan NADIM adalah terdiri daripada pegawai seperti dalam jadual berikut.

Ahli Kumpulan

Bil	Nama Ahli	Peranan	Jawatan	Sektor
1.	Puspa Diana Jawi	Ketua Kumpulan	Pustakawan,S41	Pustaka Institut
2.	Nurfazirah Arzmi	Setiausaha	Pembantu Pustakawan,S19	Perkhidmatan Perpustakaan
3.	Nur Nadhirah Frida	Ahli	Pembantu Pustakawan,S22	Perkhidmatan Perpustakaan
4.	Masni Morshidi	Ahli	Pembantu Tadbir,P/O22	Pengurusan Korporat
5.	Musa Ayub	Ahli	Pegawai Tadbir, N41	Pustaka Institut
6.	Mohamad Aizat Ajis	Ahli	Pustakawan, S41	Perkhidmatan Depositori
7.	Syahirunnisaa Aminah Ruzainah binti Mat Samoin	Ahli	Penolong Akauntan, W29	Pengurusan Korporat

Objektif Kumpulan

1. NADIM ditubuhkan untuk mengekal dan menggalak pemikiran kreatif serta keupayaan mencetus teknologi dan sistem baharu yang tidak dijangka.

2. NADIM berperan sebagai pencetus kepada produk baharu dalam dunia digital di Pustaka Negeri Sarawak dan cawangannya.

Kumpulan NADIM telah menerima anugerah seperti berikut:

1. Satu (1) bintang konvesyen KIK Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak pada tahun 2017.
2. Anugerah Emas konvensyen Team Excellence Peringkat Wilayah MPC 2019.
3. Anugerah Perak konvensyen Team Excellence Peringkat Kebangsaan MPC 2019.
4. Intelligent Virtual Assistant (IVA) Competition 2021.

Visi, Misi dan Piagam Pelanggan Pustaka Negeri Sarawak

Visi Pustaka adalah “Menjadi wadah maklumat dan pengetahuan kepada Negeri Sarawak” manakala misinya pula ialah “Memberi capaian kepada sumber maklumat dan memulihara warisan intelek Negeri Sarawak kepada masyarakat Sarawak”. Piagam pelanggan PUSTAKA adalah:

1. Pertanyaan rujukan dijawab dalam tempoh satu hari bekerja.

2. Transaksi pinjaman dijalankan dalam tempoh satu minit.

3. Pinjaman antara Perpustakaan dikendalikan dalam tempoh 7 hari bekerja.

4. Mengadakan pameran berkaitan sejarah, seni, budaya dan alam semulajadi mengenai negeri Sarawak sekurang-kurangnya sekali pada setiap suku tahunan.

5. Mendapatkan bahan rekod dan arkib yang dimohon daripada repositori dalam tempoh masa 1 hari bekerja.

6. Memastikan permohonan ke atas perkhidmatan pengurusan rekod akan dijawab dalam tempoh 7 hari bekerja daripada tarikh permohonan diterima.

7. Akuan penerimaan aduan pelanggan hendaklah dikeluarkan dlm tempoh satu hari bekerja.

8. Pembelian buku yang diminta oleh pengguna diproses dalam tempoh 7 hari bekerja.

Definisi Projek

“Pengurusan penilaian pembekal yang kurang efektif dan efisien”

Pengenalan Ke Atas Permasalahan

● Tiada rekod penilaian pembekal yang boleh diakses atau dirujuk
● Tiada rujukan berpusat di Pustaka

Impak : Risiko untuk Pustaka memilih pembekal yang bermasalah atau tidak memenuhi kriteria. Bukti : Kebiasaan mengambil pembekal yang sama walaupun dikenali bermasalah.

Justifikasi Pemilihan Pemasalahan Dan Penetapan Sasaran Projek

Berdasarkan Matriks Berkriteria Masalah “Pengurusan penilaian pembekal yang kurang efektif dan efisien” telah terpilih kerana mendapat markah tertinggi berdasarkan kriteria KPI, melibatkan pelanggan luar serta melibatkan imej jabatan. Projek yang dipilih adalah berkaitan dengan pematuhan kepada Tatacara Perolehan Badan-Badan Berkanun Negeri Sarawak

Kumpulan NADIM menetapkan sasaran untuk memastikan rekod penilaian pembekal dapat dakses dimana-mana Sahaja dan bila-bila masa yang diperlukan tanpa perlu berada di pejabat. Kerana ianya mempercepatkan proses daripada 4 hari kepada 1 hari semasa membuat penilaian dan menjimatkan masa untuk menilai kontraktor daripada 4 jam ke 30 minit.

Mengenalpasti Punca Masalah

Sasaran Paling Mungkin

Berdasarkan Analisa Punca Masalah serta bukti yang telah disahkan berikut adalah senarai punca paling mungkin :
1. Tiada Latihan Formal disediakan
2. Tiada rekod penilaian pembekal yang boleh diakses atau dirujuk
3. Tiada sistem berpusat untuk penilaian pembekal
4. Tiada garis panduan penilaian pembekal

Prototaip Sistem