E-CARES - Jadual Pelupusan Rekod

Kod Sub Aktiviti Nama Sub Aktiviti Keterangan Tamat Tindakan Tindakan Pemisahan
100 - 1 / 1 AKTA / ORDINAN / PEKELILING / ARAHAN / PERATURAN Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Penggubalan draf
• Pindaan
• Ulasan dan pandangan Penasihat Undang-Undand/Peguam Negara
• Rang undanag-undang unutk diluluskan
• Nota cabinet
• Arahan-arahan dalaman dan peraturan Pustaka

• Akta
• Ordinan
• Kanun
• Enakmen
• Undang-undang kecil
• peraturan
Akta, Pekeliling dan peraturan diwartakan / diterbitkan.
Setelah diterbitkan.
Simpan kekal di pejabat awam (Pustaka Negeri Sarawak).
Satu salinan diserahkan ke Pustaka Negeri Sarawak satu (1) bulan selepas diterbitkan.
100 - 1 / 2 MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (M.O.U) Rekod meliputi perkara : Penyediaan dan penyemakan draf, Ulasan/maklum balas, Pindaan Draf, Pelaksanaan M.O.U Segala tindakan telah selesai.

dan;

setelah tamat tempoh memorandum.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
100 - 1 / 3 GOVERNANCE Rekod meliputi perkara:

• Sarawak State Library Ordinance (SSLO)
• Penggubalan
• Deraf
• Kertas Ordinance
• Kelulusan oleh DUN
• Penguatkuasaan Ordinance
Segala tindakan telah selesai.

Ordinance telah diterbitkan dan di edarkan oleh Kerajaan Negeri
Simpan kekal di Pustaka Negeri Sarawak.
100 - 2 / 1 PUBLISITI DAN PROMOSI Rekod meliputi perkara:

• Penerimaan dan penghantarn maklum balas
• Penyediaan maklumat liputan akhbar/media mengenai aktiviti pejabat awam.
• Penghantaran siaran / kenyataan akhbar (press release) kepada pelbagai media massa
• Jerayawara (Road Tour) aktiviti publisiti dan hebahan.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 2 ADUAN Rekod meliputi perkara:

• Aduan tentang perkhidmatan
• Perkhidmatan kaunter
• Penerimaan dan penghantaran maklum balas aduan

Nota:

Aduan diterima melalui pelbagai media seperti peti cadangan, e-mel, dan sebagainya.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 3 HARI BERSAMA PELANGGAN (HBP) Rekod meliputi perkara :
• Perancangan dan pelaksanaan
• Jemputan
• Pertanyaan dan Jawapan
• Penerimaan dan penghantaran maklumbalas
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 4 LAWATAN DALAM NEGERI Rekod meliputi perkara:

• Lawatan ke pejabat awam
• Lawatan dari pejabat
• Permohonan dan kelulusan
• Penetapan / Penundaan tarikh lawatan
• Jadual lawatan
• Program / aturcara lawatan
• Laporan lawatan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 5 MAKLUMAN PENTADBIRAN PERTUKARAN/PERKONGSIAN MAKLUMAT Rekod meliputi perkara:
• Pertukaran alamat
• Pertukaran nombor telefon
• Pertukaran jawatan ketua pejabat awam
• Pertukaran nama pejabat awam
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan satu (1) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 6 UCAPAN / PENGHARGAAN / TAKZIAH / PERUTUSAN Rekod meliputi perkara:

• Penyediaan draf ucapan penghargaan/takziah
• Penyediaan dan penerimaan sijil penghargaan

• Penyediaan, pengedaran dan penerimaan perutusan tahun baru, hari kemerdekaan dan lain-lain.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan TIGA (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 7 TAWARAN PERKHIDMATAN DAN BEKALAN/SEBUTHARGA Rekod meliputi perkara:

• Penerimaan maklumat bekalan dan perkhidmatan
• Sebutharga
• Tindakan susulan

Contoh:
Brosur, pamphlet, profil syarikat, pakej penginapan dan seminar di hotel-hotel, kemudahan pinjaman bank, notifikasi jualan, pakej melancong/umrah dan lain-lain.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan SATU (1) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 2 / 8 MINIT DALAMAN Rekod meliputi perkara:

• Penyediaan, pengedaran minit dalaman.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan SATU (1) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 3 / 1 PROGRAM KERJASAMA DALAM NEGERI Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Penyediaan kertas cadangan/konsep
• Perancangan kerja
• Pengagihan tugas
• Penyediaan peruntukan
• Penyediaan senarai jemputan
• Urusan kehadiran
• Laporan
• Kertas maklumat berkenaan program kerjasama
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 3 / 2 PROGRAM KERJASAMA LUAR NEGARA/ANTARABANGSA Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Penyediaan kertas cadangan/konsep
• Permohonan maklumat, aktiviti dan perbincangan
• Perancangan kerja
• Penyediaan peruntukan
• Aturcara pentadbiran (administrative program)
• Pencalonan wakil untuk hadir
• Kelulusan menghadiri program di luar negara
• Laporan mengenai mesyuarat atau program luar negara
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 4 / 1 MESYUARAT LUAR JABATAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Penyediaan kertas cadangan / kertas kerja
• Penerimaan da penghantaran maklum balas

• Kertas Jemaah Menteri, ADUN, Memorandum, Nota Jemaah dan Maklum Balas Menteri yang diterima oleh Y.B Menteri di setiap Mesyuarat Jemaah Menteri
• Kertas Jemaah Menteri, ADUN, Memorandum, Nota Jemaah dan Maklum Balas Menteri yang berhubung kait dengan tanggungjawab kementeriaannya, misalnya memorandum yang diberi ulasan oleh kementerian itu sendiri.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.

Rekod disimpan kekal di Pustaka Negeri Sarawak.
100 - 4 / 2 MESYUARAT DALAM JABATAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan pelbagai mesyuarat
• Mesyuarat pengurusan
• Mesyuarat Mesyuarat penyelarasan
• Mesyuarat seksyen
• Mesyuarat kakitangan
• Mesyuarat Mesyuarat penyelarasan
• Mesyuarat seksyen
• Mesyuarat kakitangan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindahkan ke Pustaka Negeri Sarawak selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi untuk simpan kekal.
100 - 5 / 1 PENGURUSAN PENERBITAN JABATAN TERBITAN Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Perancangan dan pelaksanaan
• Penyediaan dan perbincangan kertas cadangan / kertas kerja/ kertas makluman
Pelantikan ahli Jawatankuasa Induk Penerbitan / Sidang Redaksi

• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Penyediaan dan perbincangan kertas cadangan /kertas konsep
• Draf penerbitan

Hasil penerbitan seperti;
• Jurnal
• Bulletin
• Newsletter
• Buku program
• Prosiding
• Poster
• Risalah
• Calendar
• Bosur
• Poskad
• Penanda buku dan sebagainya
Segala tindakan telah selesai.














Laporan tahunan diterbitkan.


Segala tindakan telah selesai.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.





Rekod dipindahakan ke Pustaka Negeri Sarawak selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 5 / 2 SIRI SARAWAKIANA Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Perancangan dan pelaksanaan
• Penyediaan dan perbincangan kertas cadangan / kertas kerja/ kertas makluman
Pelantikan ahli Jawatankuasa Induk Penerbitan / Sidang Redaksi

• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Penyediaan dan perbincangan kertas cadangan /kertas konsep
• Draf penerbitan

Hasil penerbitan seperti;
• Jurnal
• Bulletin
• Newsletter
• Buku program
• Prosiding
• Poster
• Risalah
• Calendar
• Bosur
• Poskad
• Penanda buku dan sebagainya
Segala tindakan telah selesai.

Laporan tahunan diterbitkan.

Segala tindakan telah selesai.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.





Rekod dipindahakan ke Pustaka Negeri Sarawak selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 5 / 3 TERBITAN PUSTAKA
Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Perancangan dan pelaksanaan
• Penyediaan dan perbincangan kertas cadangan / kertas kerja/ kertas makluman
Pelantikan ahli Jawatankuasa Induk Penerbitan / Sidang Redaksi
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Penyediaan dan perbincangan kertas cadangan /kertas konsep
• Draf penerbitan
Hasil penerbitan seperti;
• Jurnal
• Bulletin
• Newsletter
• Buku program
• Prosiding
• Poster
• Risalah
• Calendar
• Bosur
• Poskad
• Penanda buku dan sebagainya
Segala tindakan telah selesai.

Laporan tahunan diterbitkan.

Segala tindakan telah selesai.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Rekod dipindahakan ke Pustaka Negeri Sarawak selepas tamat tindakan dan trmpoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 6 / 1 TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Penerimaan dan penghantaran maklum balas mesyuarat
Penyediaan laporan portal/laman web / blog.
Rekod meliputi perkara:
• Dasar keselamatn ICT
• Akuan Pematuhan Dasar
• Pindaan peraturan ICT
• Taklimat/Bengkel/ Kursus
• Pelantikan Ketua Pengawai Maklumat
• Ancaman ICT
• Audit Keselamatn ICT
Laporan Pemantauan Keselamatan ICT.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 6 / 2 SISTEM APLIKASI Rekod meliputi perkara:
• Dokumentasi kajian keperluan sistem
• Justifikasi sistem aplikasi
• Spesifikasi sistem
• Perolehan sistem
• Pembangunan sistem
• Ujian keakuran
• Pendaftaran ID pengguna
• Manual pengguna sistem
• Penyediaan laporan pemantauan
Laporan kemajuan pembangunan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindahkan ke Pustaka Negeri Sarawak ,SRR selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi untuk simpan kekal.
100 - 6 / 3 TEKNIKAL DAN RANGKAIAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Penerimaan dan penghantaran maklum balas mesyuarat
• Penyediaan laporan portal/laman web / blog
• Rekod meliputi perkara:
• Dasar keselamatn ICT
• Akuan Pematuhan Dasar
• Pindaan peraturan ICT
• Taklimat/Bengkel/ Kursus
• Pelantikan Ketua Pengawai Maklumat
• Ancaman ICT
• Audit Keselamatn ICT
• Laporan Pemantauan Keselamatan ICT
Segala tindakan telah selesai.

Setelah dibuat penyalinan dalam bentuk CD/DVD.
Rekod dipindahkan ke Pustaka Negeri Sarawak selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 7 / 1 REGISTRI & BILIK REKOD : PENGURUSAN STORAN REKOD Rekod meliputi perkara:
• Pelantikan Pegawai Rekod
• Khidmat nasihat pengurusan Registri dan Bilik Rekod
• Pengurusan Bilik Kebal
• Perkhidmatan Pos dan Mel Meterai (Seal) Keselamatan
• Peraturan Pengurusan Rekod
• Pembangunan Pelan Tindakan Bencana Rekod
• Pelan tindakan bencana
• Panduan Pengurusan Rekod Jabatan
• Panduan Pengurusan Registri/ Bilik Rekod / Bilik Kebal
• Buku kiriman (Despatch Book) (Am 109-Pin 3/82)
• Buku Daftar Surat –Menyurat (Am 10-Pin 3/80)
• Buku Daftar Surat ke Luar Negara (Air Mail)
• Buku Pergerakan Fail
• Buku Daftar Fail
• Doket fail
Setelah pelan / panduan lama digantikan dengan pelan/ panduan baharu.

Segala tindakan telah selesai.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Simpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
100 - 7 / 2 PENGURUSAN FAIL / PENILAIAN / PELUPUSAN REKOD Rekod meliputi perkara:
•Khidmat nasihat/bengkel pemisahan
•Permohonan pemisahan
•Borang-borang pemisahan rekod
•Penilaian rekod di pejabat awam
•Kelulusan pemusnahan
•Permindahan rekod ke Sarawak Records Repository (SRR)

Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Khidmat nasihat /bengkel
• Penyediaan klasifikasi fail
• Pelaksanaan klasifikasi fail
• Manual klasifikasi fail
Segala tindakan telah selesai.

Setelah klasifikasi lama digantikan dengan klasifikasi baharu.
Simpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.

Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 7 / 3 JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD PUSTAKA NEGERI SARAWAK TBA TBA TBA
100 - 8 / 1 INOVASI & KUALITI Rekod meliputi perkara:
• Pengurusan kualiti dan anugerah yang dipertandingkan bagi pejabat awam di peringkat kebangsaan / negeri
• Pelantikan pasukan
• Pembentukan dan perbincangan Jawatankuasa pasukan
• Penyediaan kertas projek / laporan
• Penyertaan dan persembahan pasukan
• Laporan projek yang memenangi pertandingan / anugerah peringkat kebangsaan/ negeri
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 8 / 2 AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti
• Jawatankuasa Pemantau
• Pelantikan Jawatankuasa Induk
• Pelancaran Aktiviti
• Pengauditan dalaman
• Pengauditan luaran
• Pensijilan
• Pembaharuan pensijilan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 8 / 3 INTELLECTUAL PROPERTY (IP) Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Penyediaan IP
• Permohonan IP
• Perolehan IP
• Pensijilan
• Pembaharuan pensijilan
Segala tindakan telah selesai.
IP telah lupus dan diganti dengan IP yang kemaskini.
Simpan kekal di Registri Pustaka.
100 - 8 / 4 KELESTARIAN SARAWAK Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Penyediaan program dan aktiviti
• Laporan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 9 / 1 PENGURUSAN PERJALANAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Permohonan kepada Setiausaha Kerajaan Negeri
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 9 / 2 PERANCANGAN KERJA/PELAKSANAAN/PERKHIDMATAN LUAR Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Perancanagan kerja
• KPI dan SKT jabatan
• Kalendar/ takwim aktiviti
• Pelaksanaan perancagan
• Kajian pertengahan tahun
• Pindaan perancangan
• Laporan pencapaian
• Perkhidmatan luar
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 9 / 3 PENGURUSAN INTEGRITI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Pengkajian dan Penggubalan pelan strategik tadbir urus integriti
• Draf pelan strategik tadbir urus integriti
• Pindaan dan ketetapan pelan strategik tadbir urus integiriti
• Pelaksanaan pelan strategik tadbir urus
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan sepuluh (10) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 9 / 4 URUSAN KESELAMATAN PEJABAT Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Pelantikan ahli pasukan
• Perancangan/ pelaksanaan
• taklimat/ bengkel
• Penyediaan pelan keselamatan pejabat
• Simulasi pelan
• Penyemakan semula pelan
• Penambah-baikan pelan keselamatan pejabat serta pejabat cawangan
• Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP)
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Simpan kekal di REgistri Pustaka Negeri Sarawak.
100 - 10 / 1 LEMBAGA PENGURUSAN PUSTAKA NEGERI SARAWAK Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Pelantikan dan penamatan jawatan Ahli Lembaga Penasihat
• Penyediaan/ Perbincangan kertas makluman
• Penerimaan dan penghantaran maklumbalas
Segala tindakan telah selesai. Rekod disimpan kekal dipindah ke SRR selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Registri Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 10 / 2 AZAM FINANCE AND INVESTMENT COMMITTEE MEETING Rekod meliputi perkara:

• Fail ini digunakan untuk semua surat menyurat berkaitan komuniti untuk Ketua Pegawai Eksekutif sahaja.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 11 / 1 PENGURUSAN HAL EHWAL AUDIT JABATAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Sejarah/ latarbelakang pejabat awam
• Perancanagn dan pengendalian taklimat/bengkel/ kursus
• Jadual dan Pelaksanaan Audit
• Mesyuarat Pembukaan
• Mesyurata Penutup
• Jawatankuasa Pengauditan
• Penyediaan laporan audit
• Mesyuarat pembukaan
• Mesyurat Penutup
• Jawatankuasa Pengauditan
• Penyediaan laporan audit
• Pengedaran laporan
• Penerimaan dan penghantaran maklumbalas
• Penyediaan kertas siasatan
• Pengauditan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 12 / 1 PENGURUSAN RANCANGAN MALAYSIA/JABATAN/PUSTAKA Rekod meliputi perkara:
• Arahan penyediaan kertas Rancangan Malaysia
• Penyediaan Kertas rancangan
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Pembentangan di Parlimen / DUN
• Kelulusan kertas rancangan
• Kajian semula
Segala tindakan telah selesai Rekod disimpan kekal di Pustaka Negeri Sarawak sebagai bahan arkib selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di registry Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 13 / 1 HAL EHWAL KESIHATAN & KESELAMATAN PEKERJA (OSH) Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Perlantikan AJK Keselamtaan dan Kesihatan Pekerja
• Minit /keputusan mesyuarat
• Perancangan dan pengendalian taklimat/bengkel/ kursus OSH
• Penyediaan laporan OSH
• Penerimaan dan penghantaran maklumbalas
• Laporan mengenai risiko kepada pekerja
• Pemeriksaan persekitaran pekerjaan
• Teguran tentang keselamtan dan persekitaran pekerjaan
• Peraturan penggunaan bahan kimia
• Peraturan keselamatn
• Arahan pemeriksaan kesihatan
• Surat pengesahan diri kakitangan
• Pemeriksaan kesihatan kakitangan
• Laporan kemalangan di tempat kerja dan semasa bertugas
• Penyediaan kertas siasatan
• Laporan status kesihatan pekerja
• Permohonan pampasan dan perkhidmatan kesihatan
• Tindakan susulan
• Perkhidmatan OSH
• Hak pekerja dan lain lain tindakan susulan perundangan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 14 / 1 PELAKSANAAN PIAWAIAN ISO Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Perancangan dan pembentangan kertas
• Jawatankuasa International Standard Committee on Organizational Management
• Draf piawaian antarabangsa yang akan diadaptasi
• Jawatankuasa Teknikal
• Working Group

Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Pelantikan Wakil Pengurusan (MR), Ketua Penyelaras Audit, Pengurus Dokumen dan Juruaudit Kualiti Dalaman
• Perancangan dan pengendalian bengkel/ceramah/ taklimat
• Permohonan Pengauditan
• Pensijilan /Pensijilan semula ISO
• Perancangan jadual dan pelaksanaan audit kualiti
• Laporan audit
• Pelaksanaan tindakan pembetulan dan pencegahan hasil daripada pemerhatian audit kualiti dalaman dan audit pemantauan
• Pindaaan dan pengedaran dokumen ISO
• Dokumen prosedur pemilik proses (salinan pendua)
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Penerimaan dan penghantaran maklum balas
• Perbincangan pemilik-pemilik proses
• Penambahbaikan
• Analisa data kajian / pencapaian objektif kualiti
• Penyediaan laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Segala tindakan telah selesai.

Dokumen induk (mastercopy)
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.

Simpan kekal di pejabat awam.
100 - 15 / 1 KELAB SUKAN & REKREASI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/keputusan mesyuarat
• Penyediaan laporan aktiviti dan program
• Keahlian persatuan
• Peraturan/perlembagaan
• Urusan pendaftran pertubuhan /persatuan/kelab
• Yuran keahlian
• Pelantikan dan pemilihan Jawatankuasa
• Mesyuarat Agung Tahunan
• Penyata Akaun
Setelah dibubarkan atau ditutup;
dan;
Segala tindakan telah selesai.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 16 / 1 SAMBUTAN ULANGTAHUN PUSTAKA Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat

Minit /keputusan mesyuarat
• Aturacara majlis/ aturcara pentadbiran
• Penyediaan buku program
• Jemputan dan pengesahan kehadiran
• Penyediaan laporan post-mortem
Segala tindakan telah selesai.

Rekod simpan kekal sebagi bahan arkib dipindah ke SRR selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di pejabat awam dipatuhi.
100 - 16 / 2 INTERNATIONAL KNOWLEDGE CONFERENCE Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Aturacara majlis/ aturcara pentadbiran
• Penyediaan buku program
• Jemputan dan pengesahan kehadiran
• Laporan Persidangan dan tindakan susulan
• Penyediaan laporan post-mortem
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi
100 - 16 / 3 MAJLIS DAN ACARA ANJURAN GABUNGAN SEKTOR/BAHAGIAN/UNIT Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Aturacara majlis/ aturcara pentadbiran
• Penyediaan buku program
• Jemputan dan pengesahan kehadiran
• Laporan Persidangan dan tindakan susulan
• Penyediaan laporan post-mortem
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
100 - 16 / 4 SARAWAK ANNUAL LIBRARIANS COLLOQUIUM Rekod meliputi perkara:

• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Aturacara majlis/ aturcara pentadbiran
• Penyediaan buku program
• Jemputan dan pengesahan kehadiran
• Laporan Persidangan dan tindakan susulan
• Penyediaan laporan post-mortem
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
200 - 1 / 1 KAWALAN KESELAMATAN BANGUNAN Rekod meliputi perkara:
• Pewartaan kawasan / tempat larangan
• Kawalan keluar/ masuk pejabat
• Permohonan pas keselamatan pegawai/ kakitangan/ pelawat
• Pembekalan dan pengagihan pelekat kenderaan
• Jadual tugas
Segala tindakan telah selesai • Simpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
• Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak
200 - 1 / 2 PENGURUSAN PENGGUNAAN LOKASI/SEWAAN FASILITI Rekod meliputi perkara:
• Permohonan penyewaan ruang pejabat
• Kelulusan permohonan penyewaan
• Kadar sewa ruang pejabat
• Pelan lantai
• Surat setuju terima penyewaan ruang pejabat
• Maklum balas Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan/ Jabatan Bomba
• Permohonan penilaian penyewaan ruang
• Kelulusan penilaian dari Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
• Kelulusan Kementerian Kewangan
• Maklum balas Borang JRP (3)-kelulusan permohonan penyewaan
• Salinan sijil layak menduduki bangunan/ salinan hakmilik bangunan
• Perjanjian penyewaan ruang pejabat
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
200 - 1 / 3 PENGURUSAN PENYELANGGARAAN DAN PEMBAIKAN BANGUNAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/ keputusan/ maklumbalas mesyuarat
• Permohonan pemasangan dan penuruanan papan tanda
• Permohonan dan kelulusan kerja-kerja mengecat.
• Kerja-kerja penyelenggaran
• Aduan kerosakan dan pembaikan kebocoran bumbung, kerosakan lantai, tandas, pembaikan sistem pencegahan kebakaran / lif/ alat penghawa dingin/ escalator/ lampu/ elektrik/ keretakan dinding dan lantai
• Pembaikan mekanikal dan elektrikal
• Pembahagian/ pengagihan tempat letak kereta/ pembersihan tempat letak kereta
• Penurapan jalan/ kawasan pejabat
• Pembersihan bangunan meliputi kerja-kerja mencuci ruang pejabat, tandas.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
200 - 1 / 4 PENGURUSAN PENGUBAHSUAIAN BANGUNAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/ Keputusan/ Maklum balas mesyuarat
• Permohonan pengubahsuaian / naik taraf
• Mesyuarat pelaksanaan kerja-kerja naik taraf
• Laporan kemajuan kerja
• Butir-butir projek pengubahsuaian / naik taraf
• Keperluan peralatan pejabat
• Penyerahan tapak siap kerja
• Salinan tuntutan bayaran interim
• Kertas perakuan siap kerja
• Perakuan pelarasan harga kontrak
• Arahan perubahan kerja
• Tuntutan bayaran muktamad
• Pelan lantai
• Pelan susun atur
• Lukisan elektrikal
• Lukisan mekanikal
• Tempoh jaminan kecacatan
• Urusan penilaian:
-Bahagian Penilaian/ Perkhidmatan Harta
-Perbendaharaan Negeri Sarawak
-Jabatan Bomba
-Ketua Unit Keselamatan Kerajaan Negeri Sarawak
Pemasangan:
-Kabel/pendawaian elektrik
-Paip air
-Peralatan elektrik
-Lif
-Laporan pemeriksaan
• Kerja-kerja pengukuhan struktur lantai
• Dokumen kontrak
• Pemantauan projek
• Notis perubahan
• Salinan waran peruntukan pembangunan
• Salinan As Tendered Detailed Abstract (ATDA)
Nota:
Rekod ini terdiri daripada fail kes atas nama projek
dan melibatkan kerja-kerja pengubahsuaian/ naik taraf besar dan merubah reka bentuk bangunan/ bangunan tambahan dan sebagainya.
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
200 - 2 / 1 PREMIS Rekod meliputi perkara:
• Permohonan penyewaan ruang pejabat
• Kelulusan permohonan penyewaan
• Kadar sewa ruang pejabat
• Pelan lantai
• Surat setuju terima penyewaan ruang pejabat
• Maklum balas Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan/ Jabatan Bomba
• Permohonan penilaian penyewaan ruang
• Kelulusan penilaian dari Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
• Kelulusan Kementerian Kewangan
• Maklum balas Borang JRP (3)-kelulusan permohonan penyewaan
• Salinan sijil layak menduduki bangunan/ salinan hakmilik bangunan
• Perjanjian penyewaan ruang pejabat
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
200 - 3 / 1 LANDSKAP DAN HARDSKAP PUSTAKA Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/ keputusan / maklumbalas mesyuarat
• Kajian kertas cadangan kesesuaian / keperluan
• Kelulusan p Urusan mesyuarat
• Minit/ keputusan / maklumbalas mesyuarat
• Penyediaan:
-Rekabentuk
-Pelan
-Lukisan
-Spesifikasi pembinaan
• Ujian tanah
• Laporan kemajuan pembinaan / kemajuan fizikal
• Laporan kewangan progress payment report
• Pemeriksaan kecacatan
• Tempoh jaminan kecacatan
• Pengindahan
• Penjagaan tumbuh-tumbuhan
• Pengawasan kerja-kerja pengindahan
• Pemotongan rumput
• Aduan kerosakan/ pembaikan / pembersihan kolam
• Perancangan
Segala tindakan telah selesai • Simpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
• Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
300 - 1 / 1 PENGURUSAN ASET Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit / keputusan mesyuarat
• Maklum balas mesyuarat
• Keputusan mesyuarat
• Laporan kehilangan aset
• Laporan status pengurusan aset
• Laporan Mesyuarat Suku Tahun JKPAK
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
300 - 1 / 2 PENGURUSAN INVENTORI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit / keputusan mesyuarat
• Maklum balas mesyuarat
• Keputusan mesyuarat
• Laporan kehilangan aset
• Laporan status pengurusan aset
• Laporan Mesyuarat Suku Tahun JKPAK
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
300 - 1 / 3 PENGURUSAN PENGANGKUTAN Rekod meliputi perkara:
• Kesalahan trafik
• Saman
• Kemalangan
• Salinan laporan polis
• Cukai jalan
• Laporan kerosakan
• Jadual pemeriksaan / service
• Penyelenggaraan dan alat ganti
• Nombor inventori
• Penyata Pengeluaran Alat Ganti
• Laporan kehilangan
• Minit Mesyuarat Lembaga Penyiasat / Pemeriksa
• Permohonan pelupusan
• Laporan pemeriksaan / penilaian JKR
• Kelulusan pelupusan
• Setelah aset dilupuskan
• Telah diaudit
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
300 - 1 / 4 URUSAN INSURANCE Fail ini akan menempatkan semua rekod surat berkenaan dengan permohonan insuran aset bahru / permohonan pembaharuan insuran yang sedia ada. Segala tindakan telah selesai. TBA
400 - 1 / 1 AKAUN SEMASA BANK DAN DEPOSIT TETAP Surat-menyurat mengenai urusan bank seperti kebenaran membuka akaun simpanan / tetap, contoh tandatangan untuk menandatangan cek, kawalan pengeluaran, penyimpanan dan pemisahan buku cek dan kuasa tetap mengurus kira-kira kewangan bank. Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat Tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 2 / 1 PENGURUSAN BAJET OPERASI • Surat-menyurat mengenai garis panduan, arahan penyediaan dan kelulusan anggaran belanjawan mengurus
• Surat-menyurat mengenai permohonan tambah / pindah dan kelulusan peruntukan mengurus
Segala tindakan telah selesai. • Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
• Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 4 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 2 / 2 PENGURUSAN BAJET PEMBANGUNAN PUSTAKA NEGERI SARAWAK • Surat-menyurat mengenai garis panduan, arahan penyediaan dan kelulusan anggaran perbelanjaan pembangunan.
• Surat-menyurat mengenai permohonan tambah / pindah dan kelulusan peruntukan pembangunan.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 3 / 1 URUSAN TENDER • Surat-menyurat mengenai perolehan perkhidmatan dan bekalan, iklan, dokumen tender, jadual tender dan laporan tender
• Surat-menyurat mengenai dokumen perjanjian kontrak serta urusan perlanjutan / perubahan kontrak, termasuk urusan penyewaan.
• Surat-menyurat perlantikan jawatankuasa berkaitan tender, laporan, minit mesyuarat dan keputusan jawatankuasa tender.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 3 / 3 LAPORAN PEROLEHAN SECARA TERUS BEKALAN • Surat-menyurat mengenai perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut had yang ditetapkan.
• Surat-menyurat perlantikan Lembaga berkaitan perolehan, laporan, minit mesyuarat dan keputusan Lembaga Perolehan.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 4 / 1 PENGURUSAN CEK Surat-menyurat mengenai urusan cek, termasuk semakan penyerahan cek, pemulangan cek yang tidak laku, pembatalan cek, laporan dan maklumat kehilangan cek, cek palsu dan lain-lain urusan yang berkaitan dengannya. Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 5 / 1 PENGURUSAN WARAN PENERBANGAN Surat-menyurat dan borang permohonan serta perbelanjaan waran peruntukan mengurus / pembangunan dan waran peruntukan tambahan. Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 6 / 1 URUSAN PENURUNAN KUASA • Surat-menyurat penurunan kuasa daripada Pegawai Pengawal kepada pegawai / kakitangan mengenai urusan pengambilan cek, menandatangani Baucar, Resit, Pesanan Tempatan, Waran Perjalanan Udara, meluluskan Pindah Peruntukan / Pendahuluan Diri / Perolehan Terus dan Pembelian Runcit.
• Surat-menyurat mengenai penurunan kuasa daripada Menteri kepada Pegawai untuk menandatangani dokumen kontrak.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 7 / 1 PENGURUSAN AUDIT KEWANGAN PUSTAKA NEGERI SARAWAK • Surat-menyurat dan laporan pemerhatian / pertanyaan yang dikeluarkan oleh Ketua Audit Negeri / Ketua Audit Dalam, permohonan kelulusan harga, penurunan kuasa untuk AP 69 dan AP70 dan urusan lain yang berkaitan dengannya
• Surat-menyurat mengenai pengurusan Jawatankuasa Audit.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
400 - 8 / 1 PENGURUSAN PEMBAYARAN • Surat-menyurat mengenai urusan pembayaran gaji dan semua jenis elaun, pembayaran KWSP, kadar caruman pekerja, sumbangan majikan, potongan pemberhentian caruman dan sebagainya.
• Bayaran Perbelanjaan Di Bawah AP 58(a) dan 59: Surat-menyurat mengenai pembayaran di bawah AP 58(a) dan AP 59, seperti pembayaran suci hati, khidmat pakar runding, penceramah, penterjemah dan lain-lain.
• Akaun Pukal: Surat-menyurat mengenai pewujudan akaun untuk syarikat-syarikat pembekal seperti MAS, SESCO, TNB, SPANCO, TM, SYABAS dan segala urusan yang berkaitan dengannya.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan 7 tahun di Pustaka Negeri Sarawak dipatuhi.
500 - 1 / 1 JEMPUTAN LATIHAN/KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/KONFEREN DARI LUAR Rekod meliputi perkara:
• Iklan / Risalah
• Permohonan
• Pencalonan
• Tawaran
• Senarai nama calon
• Anggaran kos
• Yuran penyertaan
• Laporan
• Permohonan / Jemputan untuk menghadiri latihan / kursus
• Modul latihan / kursus
• Nota latihan / kursus
• Buku program
• Borang penilaian kursus
• Laporan penyertaan kursus
• Senarai pegawai / kakitangan yang berkursus
• Anggaran kos Yuran penyertaan
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 1 / 2 LATIHAN PENEMPATAN Rekod meliputi perkara:
• Permohonan penempatan
• Penyediaan jadual penempatan
• Senarai nama calon
• Laporan latihan penempatan
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak
500 - 1 / 3 LATIHAN/KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/KONFEREN YANG DIRANCANG OLEH PUSTAKA NEGERI SARAWAK •Rekod meliputi perkara:
• Permohonan latihan
• Penyediaan jadual latihan
• Senarai nama calon
• Laporan latihan atau kursus atau bengkel atau seminar atau
konferen.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 1 / 4 URUSAN STAF SAMBUNG PELAJARAN Rekod meliputi perkara:
• Permohonan biasiswa / tajaan melanjutkan pelajaran dalam dan luar negara
• Borang permohonan Pencalonan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 2 / 1 URUSAN STAF PERPUSTAKAAN DESA Rekod meliputi perkara:
Senarai perjawatan: Nama kakitangan, Skim perkhidmatan, Gred jawatan, Kelulusan akademik, Tarikh menyertai perkhidmatan, Tarikh pengesahan jawatan, Tarikh kenaikan pangkat.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 3 / 1 MAJLIS BERSAMA JABATAN Rekod meliputi perkara:
• Minit / Keputusan / Maklum balas mesyuarat dengan wakil pekerja
• Minit mesyuarat / Keputusan / Maklum balas pengurusan
• Usul-usul kakitangan dengan pihak pengurusan
• Pemilihan wakil setiap Kumpulan Pekhidmatan
• Senarai wakil pekerja dan majikan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 4 / 1 PENGREDAN SEMULA Rekod meliputi perkara :
- Kertas cadangan dan justifikasi
- Permohonan pindaan butiran waran perjawatan.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan sepuluh (10) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 5 / 1 PEMBANGUNAN ORGANISASI Rekod meliputi perkara :
- Minit/keputusan/Maklumbalas mesyuarat
- Kertas kerja keperluan tenaga manusia
- Penambahbaikan pembangunan sumber manusia
- Perancangan dan pelaksanaan pusingan kerja/penempatan
- Kepakaran bidang ikhtisas
- Peningkatan kerjaya
- Perancangan dan pelaksanaan program latihan
- Perancangan/pelaksanaan pelan penggantian
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan sepuluh (10) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 6 / 1 PENGAMBILAN/PENGISIAN JAWATAN Rekod meliputi perkara :
- Klasifikasi perkhidmatan
- Senarai skim perkhidmatan
- Senarai perkhidmatan kritikal
- Senarai skim perkhidmatan yang telah jumud
- Tawaran opsyen
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 7 / 1 CUTI Rekod meliputi perkara :
- Perancangan cuti tahunan
- Jadual cuti tahunan
- Kelulusan/Penolakan cuti
- Maklumat jumlah cuti, tarikh cuti, baki cuti dan jenis cuti
- Permohonan baki cuti ke tahun hadapan
- Dokumen sokongan
- Borang permohonan cuti
- Borang GCR
- Sijil sakit
- Segala tindakan telah selesai.
- Telah dicatat dalam Buku Perkhidmatan.
Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 8 / 1 PENGURUSAN TATATERTIB Rekod meliputi perkara :
- Surat pekeliling/arahan/panduan penyelenggaraan tatatertib
- Pelantikan Ahli Lembaga/Jawatankuasa Tatatertib
- Senarai nama Ahli Jawatankuasa
- Minit/Keputusan Mesyuarat Lembaga
- Laporan Lembaga
- Keputusan Lembaga
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
500 - 9 / 1 INSURAN Rekod meliputi perkara :
- Maklumat polisi insuran
- Caruman majikan kepada polisi insuran
- Nota Debit
- Bayaran premium
- Perlindungan insuran
- Urusan tuntutan
- Pampasan insuran
- Salinan laporan polis
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 1 / 1 PENGURUSAN MAKLUMBALAS PERKHIDMATAN MAKLUMAT Fail-fail mengandungi:
• Maklumbalas berkenaan pertanyaan pengguna / awam
• Aktiviti-aktiviti mengenai perkhidmatan maklumat
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak
600 - 1 / 2 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PINJAMAN BAHAN PERPUSTAKAAN Rekod meliputi perkara:
• Peraturan peminjaman dan pemulangan bahan
• Pinjaman Bahan Antara Perpustakaan (Inter Library Loan)
• Tempahan bahan
• Notis pemulangan/ denda
• Pemulangan bahan perpustakaan
• Statistik pinjaman bahan
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 1 / 3 PENGURUSAN PELBAGAI PROGRAM SUDUT PUSTAKA NEGERI SARAWAK Fail-fail mengandungi:
• Surat menyurat mengenai aktiviti-aktiviti di Lincoln Corner untuk pengguna perpustakaan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 1 / 4 PENGURUSAN KEAHLIAN Fail-fail mengandungi:
• Urusan keahlian perpustakaan
• Borang permohonan
• Kelulusan permohonan
• Kad ahli
• Pendaftaran ahli
• Syarat-syarat keahlian
• Peraturan & syarat-syarat pinjaman
• Pelanggaran peraturan
• Denda
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 2 / 1 PEMBEKALAN PEROLEHAN BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN Fail-fail mengandungi:
• Permohonan perolehan
• Urusan mesyuarat mengenai perolehan dari My Bookstore;
• Budding Readers
• Azam Ceria
• MPH
• Benzamin Bookstore
• Minit /keputusan mesyuarat
• Kelulusan peruntukan
• Urusan perolehan daripada pembekal-pembekal
• Laporan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai dan senarai bahan dimasukkan dalam senarai katalog bahan perpustakaan /pangkalan data perolehan bahan. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 2 / 2 PENGURUSAN PEMBERIAN HADIAH & PERTUKARAN BAHAN PERPUSTAKAAN Fail-fail mengandungi:
• Urusan pemberian hadiah berupa buku/bahan terbitan (selain yang diterbitkan di Sarawak) kepada jabatan / agensi dalam dan luar Negara dan orang perseorangan
• Permohonan
• Kelulusan
• Urusan pemberian hadiah dan pertukaran
• Laporan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 2 / 3 PENGURUSAN PEROLEHAN BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Perancangan perolehan
• Permohonan perolehan
• Proses pengkatalogan
• Pemeriksaan / pengambilan stok
• Pemprosesan bahan
• Pelupusan bahan
Segala tindakan telah selesai. • Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka.
• Rekod Katalog bahan-bahan perpustakaan simpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak
600 - 2 / 4 PENGURUSAN SISTEM ATAS TALIAN Rekod mengandungi:
• Urusan mesyuarat dan maklumbalas mesyuarat
• Pengurusan system atas talian
• Laporan
Segala tindakan telah selesai. Rekod disimpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 2 / 5 PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN UNTUK MENYIMPAN FAIL-FAIL DAN DOKUMEN BERKAITAN DENGAN PELUPUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN

• Lantikan Jawatankuasa Pemilihan Koleksi Pustaka Negeri Sarawak (JKPKP)
• Minit /keputusan mesyuarat JKPKP
• Lantikan Collection Development and Management Committee (CDMC)
• Minit /keputusan mesyuarat CDMC
Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (6) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 3 / 1 PENGURUSAN AKTIVITI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Cadangan mengadakan pelbagai program dan aktiviti
• Siaran mengenai program dan aktiviti
• Penyertaan staff, jabatan awam, orang awam dalam program dan aktiviti
• Laporan
• Perkara berbangkit
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 3 / 2 PENGURUSAN AKTIVITI TAHUNAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Cadangan mengadakan pelbagai program dan aktiviti komuniti
• Pertandingan warisan budaya tempatan
• Program pertandingan warisan budaya tempatan
• Anugerah perpustakaan awam Ketua Menteri Sarawak
• Siaran mengenai program dan aktiviti
• Penyertaan staff, jabatan awam, orang awam dalam program dan aktiviti
• Laporan
• Perkara berbangkit
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpanan kekal setelah memenuhi simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 4 / 1 PENGURUSAN MINIT DALAMAN SEKTOR PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN Rekod meliputi perkara:
• Minit dalaman
• Edaran minit dalaman
• Maklumbalas
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 5 / 1 PENGURUSAN JERAYAWARA/AKTIVITI PROMOSI/OUTREACH PROGRAM Rekod meliputi perkara:
• Penerimaan dan penghantarn maklum balas
• Penyediaan maklumat liputan akhbar/media mengenai aktiviti pejabat awam.
• Penghantaran siaran / kenyataan akhbar (press release) kepada pelbagai media massa
• Jerayawara (Road Tour) aktiviti publisiti dan hebahan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 5 / 2 PENGURUSAN PERPUSTAKAAN DESA PERPUSTAKAAN NEGARA MALAYSIA (PNM) Rekod meliputi perkara:
• Penerimaan dan penghantarn maklum balas
• Penyediaan maklumat mengenai aktiviti dan program Perpustakaan Desa di seluruh Negeri Sarawak.
• Laporan pemantauan
• Tindakan susulan dengan Perpustakaan Negara Malaysia
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
600 - 5 / 3 PUSAT KOMUNITI DIGITAL/DIGITAL COMMUNITY CENTRE (DCC) Rekod meliputi perkara:
• Penerimaan dan penghantarn maklum balas
• Penyediaan maklumat mengenai aktiviti dan program Pusat Komuniti Digital
• Laporan program dan aktiviti
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. • Rekod disimpan kekal di Pustaka
• Atau Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpan kekal sebagai bahan arkib.
600 - 6 / 1 PENGURUSAN BAHAN (LEGAL DEPOSIT) SILA RUJUK KOD SUB AKTIVITI 700-1/1 SILA RUJUK KOD SUB AKTIVITI 700-1/1 SILA RUJUK KOD SUB AKTIVITI 700-1/1
600 - 6 / 2 PENGURUSAN BAHAN SARAWAKIANA SILA RUJUK KOD SUB AKTIVITI 700-1/3 SILA RUJUK KOD SUB AKTIVITI 700-1/3 SILA RUJUK KOD SUB AKTIVITI 700-1/3
700 - 1 / 1 PENGURUSAN BAHAN (LEGAL DEPOSIT) Fail-fail mengandungi:
• Polisi dan dasar legal deposit penyerahan bahan-bahan terbitan oleh jabatan / agensi awam Kerajaan Negeri
• Urusan penyerahan bahan-bahan penerbitan oleh jabatan / agensi awam Kerajaan
• Urusan mesyuarat penyerahan bahan-bahan
• Minit / keputusan mesyuarat
• Maklumbalas mesyuarat
• Senarai bahan-bahan yang diserahkan / diterima
• Laporan
Segala tindakan telah selesai dan semua bahan-bahan terbitan yang diterima dipelihara di Pustaka Negeri Sarawak. Rekod disimpan kekal di Registri : -
• Pustaka Negeri Sarawak, HQ
• Pustaka Negeri Sarawak, SRR
• Pustaka Negeri Sarawak, SIBU
• Pustaka Negeri Sarawak, MIRI
700 - 1 / 2 KERJASAMA DENGAN JABATAN/INDIVIDU Fail-fail mengandungi:
• Polisi dan dasar program Sejarah Lisan
• Mengenalpasti toko-tokoh untuk ditemubual
• Perlantikan pegawai untuk temubual
• Proses mengadakan sesi temubual dengan tokoh-tokoh
• Urusan transkrip temubual
• Urusan memproses hasil rakaman
• Penyerahan bahan untuk simpanan arkib
• Laporan
Segala tindakan telah selesai dan semua bahan-bahan terbitan yang diterima dipelihara di Pustaka Negeri Sarawak. • Rekod disimpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
• Hasil rakaman disimpan sebagai bahan arkib di Pustaka Negeri Sarawak untuk rujukan awam
700 - 1 / 3 PENGURUSAN BAHAN SARAWAKIANA Fail-fail mengandungi:
• Polisi dan dasar legal deposit penyerahan bahan-bahan terbitan oleh jabatan / agensi awam Kerajaan Negeri/ individu
• Urusan penyerahan bahan-bahan penerbitan oleh jabatan / agensi awam Kerajaan
• Urusan mesyuarat penyerahan bahan-bahan
• Minit / keputusan mesyuarat
• Maklumbalas mesyuarat
• Senarai bahan-bahan yang diserahkan / diterima
• Laporan
Segala tindakan telah selesai dan semua bahan-bahan terbitan yang diterima dipelihara di Pustaka Negeri Sarawak. • Rekod disimpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
• Hasil rakaman disimpan sebagai bahan arkib di Pustaka Negeri Sarawak untuk rujukan awam.
700 - 1 / 4 K@BORNEO Fail-fail mengandungi:
• Polisi dan dasar program K@Borneo penyerahan bahan-bahan terbitan K@Borneo oleh jabatan / agensi awam Kerajaan Negeri/ individu
• Urusan penyerahan bahan-bahan penerbitan oleh jabatan / agensi awam Kerajaan
• Urusan mesyuarat penyerahan bahan-bahan
• Minit / keputusan mesyuarat
• Maklumbalas mesyuarat
• Senarai bahan-bahan yang diserahkan / diterima
• Laporan
Segala tindakan telah selesai dan semua bahan-bahan terbitan yang diterima dipelihara di Pustaka Negeri Sarawak. • Rekod disimpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
• Bahan-Bahan disimpan kekal untuk rujukan di Pustaka Negeri Sarawak sebagai bahan perpustakaan.
700 - 1 / 5 PENGURUSAN INTERNATIONAL STANDARD NUMBER (ISN) Fail-fail mengandungi:
• Urusan permohonan Isbn
• Borang permohonan
• Syarat-syarat
• Senarai tanggungjawab penerbit selepas penerbitan
• Pemberian nombor international standard book number
• Borang pendaftaran program isbn
• Salinan muka surat judul / buku
• Kelulusan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan Lima (5) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 1 / 6 PENGURUSAN SARAWAK AUTHOR Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Cadangan mengadakan pelbagai program dan aktiviti penulis Sarawak
• Siaran mengenai program dan aktiviti
• Penyertaan staff, jabatan awam, orang awam dalam program dan aktiviti penulis Sarawak
• Laporan
• Perkara berbangkit
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 1 / 7 PENGURUSAN AKTIVITI SARAWAKIANA Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Cadangan mengadakan pelbagai program dan aktiviti Sarawakiana
• Siaran mengenai program dan aktiviti
• Penyertaan staff, jabatan awam, orang awam dalam program dan aktiviti penulis Sarawak
• Laporan
• Perkara berbangkit
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 1 / 8 BIBLIOGRAFI NEGERI SARAWAK Fail-fail mengandungi:
• Urusan perlantikan untuk kerja-kerja editorial dan proof reading untuk Sarawak State Bibliography
• Skop kerja
• Urusan perlantikan kerja- kerja abstracting and transcription
• Urusan pembayaran
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 2 / 1 TAKLIMAT/KHIDMAT NASIHAT PENGURUSAN REKOD UNTUK JABATAN/AGENSI NEGERI SARAWAK. Fail-fail mengandungi:
• Latihan / kursus / bengkel pengurusan rekod di jabatan / agensi Kerajaan Negeri Sarawak
• Permohonan dari jabatan / agensi untuk mengadakan latihan di jabatan / agensi masing-masing
• Urusan mengadakan kursus di Pustaka Negeri Sarawak
• Urusan jemputan penceramah
• Progam latihan / kursus / bengkel
• Urusan peruntukan
• Laporan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 2 / 2 REKOD ELEKTRONIK KERAJAAN NEGERI SARAWAK Fail-fail mengandungi:
• Dasar dan polisi Kerajaan Negeri Sarawak berkenaan pengurusan rekod elektronik
• Perlantikan Jawatankuasa SRMS dan skop tugas
• Kertas-kertas projek ERMS dan perlantikan pembekal
• Kertas cadangan projek
• Urusan permohonan peruntukan
• Kelulusan dari perbendaharaan Negeri
• Tindakan susulan dan proses pembangunan SRMS
Segala projek SRMS dilaksanakan dan segala tindakan telah selesai. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib sebagai bahan arkib selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 2 / 3 PELUPUSAN REKOD AWAM KERAJAAN NEGERI SARAWAK Fail-fail mengandungi:
• Surat menyurat berkenaan pelupusan rekod pentadbiran dan kewangan dan perakaunan jabatan / agensi awam Kerajaan Negeri Sarawak
• Permohonan
• Maklumbalas daripada jabatan / agensi
• Urusan mesyuarat pelupusan
• Minit mesyuarat /
• Keputusan mesyuarat
• Maklumat mengenai rekod pentadbiran, kewangan and perakaunan yang dimusnahkan.
• Urusan proses pelupusan
• Sijil Pelupusan
• Laporan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpanan kekal selepas 5 (lima) tahun disimpan di bilik registri.
700 - 2 / 4 PENGURUSAN LATIHAN / KURSUS PENGURUSAN REKOD Rekod meliputi perkara:
• Peruntukan mengadakan kursus tahunan untuk agensi Kerajaan Negeri Sarawak
• Pemberitahuan kepada jabatan-jabatan dan agensi
• Tawaran kepada jabatan dan agensi
• Senarai jabatan dan agensi
• Anggaran kos
• Perlantikan penceramah dan fasilitator untuk program latihan jabatan-jabatan dan agensi Kerajaa Negeri sarawak
• Modul latihan / kursus
• Nota latihan / kursus
• Penilaian kursus
• Laporan dari jabatan-jabatan dan agensi setelah kursus selesai dilaksanakan
• Senarai pegawai / kakitangan peserta
• Laporan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 2 / 5 PENILAIAN REKOD AWAM KERAJAAN NEGERI SARAWAK Fail-fail mengenai:
• Polisi dan peraturan penilaian rekod awam Kerajaan Negeri Sarawak
• Surat menyurat berkenaan penilaian rekod jabatan / agensi awam Kerajaan Negeri Sarawak
• Permohonan
• Borang pemisahan / pelupusan
• Maklumbalas daripada jabatan / agensi
• Urusan mesyuarat penilaian
• Minit mesyuarat / keputusan mesyuarat
• Maklumat mengenai rekod yang dinilai dan keputusan penilaian
• Menyediaan JPR oleh Jabatan
• Laporan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpanan kekal selepas 5 (lima) tahun disimpan di bilik registri.
700 - 3 / 1 PENERIMAAN/PEMINDAHAN/PENYUMBANGAN BAHAN ARKIB Fail-fail mengandungi:
• Permohonan pemindahan rekod dari jabatan / agensi awam Kerajaan Negeri ke Pustaka Negeri Sarawak
• Senarai pemindahan rekod
• Penyerahan senarai pemindahan rekod
• Urusan proses penyemakan rekod
• Urusan mesyuarat pemindahan rekod
• Laporan hasil semakan pemidahan rekod
• Urusan pelaksanaan pengwasapan bahan arkib
• Borang permohonan pengwasapan
• Dokumen proses pengwasapan bahan arkib
• Laporan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnah setelah tamat tempoh simpanan tiga(3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 3 / 2 PROJEK KHAS PEROLEHAN BAHAN ARKIB Fail-fail mengandungi:
• Dasar dan polisi Kerajaan Negeri Sarawak berkenaan migrated archives
• Permohonan peruntukan dan kelulusan
• Permohonan perolehan dari institusi arkib luar negara (UK)
• Prosess perolehan bahan
• Memproses bahan – Menyusun dan menyediaan deskripsi rekod
• Tindakan susulan pemindahan
• Laporan
Segala tindakan telah selesai dan bahan telah dimasukkan dalam senarai perolehan. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpanan kekal selepas 5 (lima) tahun disimpan di bilik registri.
700 - 3 / 3 AKTIVITI PENGURUSAN ARKIB Rekod meliputi perkara:
• Pembentukan Jawatankuasa dan perlantikan ahli
• Urusan mesyuarat
• Minit mesyuarat dan edaran maklumat dan maklumbalas
• Peruntukan mengadakan program pengurusan arkib untuk agensi Kerajaan Negeri Sarawak
• Pemberitahuan kepada jabatan-jabatan dan agensi
• Tawaran kepada jabatan dan agensi
• Senarai jabatan dan agensi
• Anggaran kos
• Pelaksanaan program dan aktiviti
• Laporan setelah program selesai dilaksanakan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 3 / 4 PENGURUSAN SISTEM ARMS Fail-fail mengandungi:
• Dasar dan polisi Kerajaan Negeri Sarawak berkenaan pengurusan panducari ARMS
• Perlantikan Jawatankuasa ARMS dan skop tugas
• Kertas-kertas projek ARMS dan perlantikan pembekal
• Kertas cadangan projek ARMS
• Urusan permohonan peruntukan
• Kelulusan dari perbendaharaan Negeri
• Tindakan susulan dan proses pembangunan ARMS
• Pelaksanaan ARMS
• Penyenggaraan ARMS
Segala projek SRMS dilaksanakan dan segala tindakan telah selesai. Rekod simpan kekal pindah ke Bahagian Pengurusan Arkib sebagai bahan arkib selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 4 / 2 ANUGERAH DAN PENGHARGAAN Fail-fail meliputi:
• Perlantikan Jawatankuasa Audit Pengurusan Rekod jabtan dan agensi Kerajaan Negrei Sarawak
• Urusan mesyuarat & minit mesyuarat
• Edaran maklumat dan maklumbalas
• Proses audit pengurusan rekod di agensi dan jabatan Kerajaan Negeri Sarawak
• Pemarkahan
• Keputusan
• Majlis penganugerahan
• Laporan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 4 / 3 PAMERAN Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Penyediaan kertas cadangan / konsep
• Pegesanan bahan pameran
• Penyalinan bahan pameran
• Penyediaan kapsyan
• Rekabentuk pameran
• Penyediaan catalog
• Laporan sambutan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
700 - 4 / 4 URUSAN PEGAWAI REKOD JABATAN & PEGAWAI SERANTA JABATAN NEGERI SARAWAK Rekod meliputi perkara:
• Urusan arahan perlantikan pegawai rekos jabatan dan pegawaui seranta mengikut peraturan Kerajaan Negeri Sarawak
• Surat menyurat berkenaan perlantikan
• Senarai Tugas dan tanggungajawab
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpanan kekal selepas 5 (lima) tahun disimpan di bilik registri.
800 - 1 / 1 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN ANJURAN PUSTAKA NEGERI SARAWAK Fail-fail mengandungi:
• Borang soal selidik
• Analisa kajian
• Penerimaan dan penghantaran maklum balas
• Urusan mesyuarat
• Laporan jawatankuasa
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 1 / 2 PENGURUSAN AKTIVITI PENYELIDIKAN ANJURAN JABATAN/ORGANISASI LUAR Fail-fail mengandungi:
• Polisi dan dasar program penyelidikan
• Projek penyelidikan
• Kertas cadangan
• Permohonan peruntukan
• Kumpulan ahli penyelidik
• Proses penyelidikan
• Hasil penyelidikan dan pem,bentangan
• Pelaksanaan hasil penyelidikan
Segala tindakan telah selesai dan semua laporan hasil penyelidikan diserahkan kepada Pustaka Negeri Sarawak. Rekod dipindah ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpanan kekal selepas 5 (lima) tahun disimpan di bilik registri Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 1 / 3 JAWATANKUASA PENYELIDIKAN PUSTAKA NEGERI SARAWAK Fail-fail mengandungi:
• Urusan pembentukan jawatankuasa penyelidikan
• Perlantikan Pengerusi dan ahli-ahli jawatankuasa
• Kelulusan kepada kertas cadangan projek-projek penyelidikan
• Pemantauwan projek penyelidikan
• Pembentangan hasil projek penyelidikan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai dan hasil projek telah diluluskan dan tamat projek. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 2 / 1 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN PERPUSTAKAAN Fail-fail meliputi:
• Minit/keputusan/maklumbalas mesyuarat
• Penentuan halatuju Pustaka Sibu, Limbang
• Perancangan pembangunan Perpustakaan Sibu dan Limbang
• Penyediaan justifiokasi
• Perjawatan dn carta organisasi
• Pewujudan penambahab perjawatan
• Carta organisasi / fungsi
• Pelaksanaan organisasi baru
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindahkan ke Bahagian Pengrusan Arkib untuk simpan kekal sebagai bahan arkib selepas tamat Tindakan dan tempoh simpanan sepuluh (10) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 2 / 2 URUSAN PEMBANGUNAN KOMUNITI Fail-fail meliputi:
• Minit/keputusan/maklumbalas mesyuarat
• Penentuan halatuju pembanguna komuniti
• Perancangan pembangunan komuniti
• Penyediaan justifikasi
• Permohonan dan kelulusan peruntukan
• Pelaksanaan projek-projek pembangunan komuniti
• Pemantauwan
• Laporan
• Tindakan susulan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindahkan ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpan kekal sebagai bahan arkib selepas tamat Tindakan dan tempoh simpanban sepuluh (10) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 2 / 3 PENGURUSAN PEMBANGUNAN BANGUNAN REKOD DEPOSITORI Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit/ Keputusan/ Maklum balas mesyuarat
• Permohonan pembenaan bangunan baru depositori Negeri Sarawak
• Mesyuarat pelaksanaan kerja-kerja naik taraf
• Laporan kemajuan kerja
• Butir-butir projek pengubahsuaian / naik taraf
• Keperluan peralatan pejabat
• Penyerahan tapak siap kerja
• Salinan tuntutan bayaran interim
• Kertas perakuan siap kerja
• Perakuan pelarasan harga kontrak
• Arahan perubahan kerja
• Tuntutan bayaran muktamad
• Pelan lantai
• Pelan susun atur
• Lukisan elektrikal
• Lukisan mekanikal
• Tempoh jaminan kecacatan
• Urusan penilaian:
-Bahagian Penilaian/ Perkhidmatan Harta
-Perbendaharaan Negeri Sarawak
-Jabatan Bomba
-Ketua Unit Keselamatan Kerajaan Negeri Sarawak
• Pemasangan
-Kabel/pendawaian elektrik
-Paip air
-Peralatan elektrik
-Lif
-Laporan pemeriksaan
• Kerja-kerja pengukuhan struktur lantai
• Dokumen kontrak
• Pemantauan projek
• Notis perubahan
• Salinan waran peruntukan pembangunan
• Salinan As Tendered Detailed Abstract (ATDA)
Nota:
Rekod ini terdiri daripada fail kes atas nama projek dan melibatkan kerja-kerja pengubahsuaian/ naik taraf besar dan merubah reka bentuk bangunan/ bangunan tambahan dan sebagainya.
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindahkan ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpan kekal sebagai bahan arkib selepas tamat Tindakan dan tempoh simpanban sepuluh (10) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 3 / 1 PENGURUSAN PROGRAM PENAMBAHBAIKAN PUSTAKA NEGERI SARAWAK Fail-fail meliputi perkara:
• Minit/keputusan/maklumbalas mesyuarat
• Penentuan halatuju program penambahbaikan
• Perancangan penambahbaikan
• Pelaksanaan
• Laporan
Segala tindakan telah selesai. Rekod disimpan kekal di Registri Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 4 / 1 PENGURUSAN STATISTIK Rekod meliputi perkara:
• Penyediaan laporan kemajuan kerja Harian, Mingguan, Bulanan, Suku Tahun, Tahunan
• Penyediaan perangkaan Bulanan, Suku tahun,Tahunan
Segala tindakan telah selesai. Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tiga (3) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 5 / 1 PENGURUSAN PERANCANGAN STRATEGIK (SP) Rekod meliputi perkara:
• Urusan mesyuarat
• Minit /keputusan mesyuarat
• Pengkajian dan Penggubalan pelan strategik
• Draf pelan strategik
• Pindaan dan ketetapan pelan strategik
• Pelaksanaan pelan strategik
Segala tindakan telah selesai. Rekod dipindahkan ke Bahagian Pengurusan Arkib untuk simpan kekal sebagai bahan arkib selepas tamat Tindakan dan tempoh simpanan sepuluh (10) tahun di Bilik Registri Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 6 / 1 ACQUISITION OF LOT 130 SUNGAI MERAH TOWN DISTRICT Rekod meliputi perkara:
• Cadangan tapak yang sesuai dan pelan lokasi
• Urusan perolehan
-permohonan milikan tanah kerajaan
-Pengambilan tanah
-Pembelian tanah
-Pajakan
-Tanah kurnia
-Tukar ganti
• Sijil carian tanah
• Perakuan pembelian tanah
• Urusan pelepasan dan tukar guna tanah
• Urusan penilaian harta/tanah
• Kelulusan khas perbendaharaan
• Kerja-kerja ukur
• Perjanjian jual beli
• Bayaran pampasan
• Bayaran premium
• Urusan pindah milik
• Geran hak milik
Segala tindakan telah selesai. Simpan kekal. Rekod dipindahkan ke Bahagian Pengurusan Arkib Pustaka Negeri Sarawak sebagai bahan arkib selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan lima belas (15) tahun di Pustaka Negeri Sarawak.
800 - 7 / 1 PENGURUSAN MAKLUMAT APLIKASI KERAJAAN TBA Segala tindakan telah selesai. TBA
900 - 1 / 1 TESTING FAIL TBA TBA TBA